“상담일지 아직도 수기로 받고 계신가요?”

수출상담회, 바이어/투자자 매칭 프로그램, 글로벌 컨퍼런스.행사만 끝나면 책상 위에 쌓이는 종이 뭉치부터 걱정되는 분들, 많으시죠?

하지만 2025년 현재,한 번의 클릭으로 스케줄링부터 상담일지 작성, 사후 실적 확인, 보고서 작성까지 자동화되는 도구가 존재합니다.그리고 이미 많은 B2B 상담회 담당자들이 이걸 활용해“사람이 아니라 시스템이 일하게 만들고” 있습니다.

🧾 기존 방식(AS-IS)은 왜 바뀌어야 할까?

전통적인 상담회 운영 방식은 아래와 같습니다.

단계방식업무 강도1. 스케줄링수작업 엑셀 조율, 이메일/전화🔥높음2. 리마인드담당자 수동 알림 (전화/문자/메일)🔥높음3. 미팅 진행오프라인 수기로 진행중간4. 상담일지 수합종이 회수 후 수작업 타이핑🔥🔥매우 높음5. 사후 성과 조사2~4주 후, 일일이 연락🔥높음6. 보고서 작성개별 데이터 모아 수작업 취합🔥🔥매우 높음

이 방식은 다음과 같은 리스크가 있습니다:

• 정보 누락

• 담당자 인력 낭비

• 국제 참가자의 커뮤니케이션 난이도 증가

• “성과 보고서 제출 기한”에 쫓기게 되는 반복

TO-BE: 우모로 전환했을 때, 무엇이 달라지나요?

우모(Umoh)를 도입한 실제 컨퍼런스와 수출상담회에서는다음과 같은 흐름으로 운영됩니다.

1. 자동 스케줄링

• 참가자가 직접 신청한 미팅 기반으로 매칭 알고리즘이 스케줄 자동 생성

• 타임 슬롯 중복 방지, 불참자 자동 필터링

2. 리마인드 메시지 자동화

• 한국 참가자: 카카오 알림톡

• 해외 참가자: 문자/SMS

• 타임존에 맞춘 자동 발송

3. 모바일 상담일지 작성

• 상담 종료 후, 부스에서 바로 태블릿/모바일/노트북으로 상담일지 작성

• 종이 → 전산 입력 불필요

• 실시간 저장, 실시간 누락 확인 가능

4. 상담일지 누락자 실시간 모니터링

• 실시간 대시보드에서 작성 여부 체크

• 누락된 담당자에게 "작성 요청 알림" 재발송 기능

• 담당자가 작성한 일지에 대해 수정 요청 기능도 포함

5. 성과 확인까지 자동화

• 상담일지를 기반으로 후속 연락/성과 조사 메시지 자동 전송

• 예: “지난 상담에서 논의된 건이 실제 계약으로 이어졌는지 알려주세요.”

• 각 상담마다 맞춤형 설문 가능

6. 보고서 자동 작성

• 행사 전 제공한 보고서 양식에 맞춰우모 측에서 데이터 기반 자동 보고서 작성 & 제출

• 상담 횟수, 국가/업종별 비율, 상담 만족도 등 시각화 포함

실제 담당자들의 'Aha Moment'는?

담당자들이 우모를 도입하고 가장 먼저 이야기한 변화는 이겁니다:

“보고서를 제가 쓰지 않게 되더라고요.”“오히려 현장 운영에 더 집중할 수 있었어요.”“성과 정리가 끝까지 자동으로 되니, 이벤트 종료 후 미팅 준비도 수월했어요.”

특히 우모의 리드스캔 기능은현장 부스에서 참가자 명찰의 QR을 스캔하면 바로 상대방 기업 정보가 연결되는데,이때 NICE API를 활용해 매출 규모 / 업종 / 기업 주소 등을 자동으로 연동해줍니다.즉, 단순 ‘누구를 만났다’ 가 아니라 '어떤 수준의 바이어와 비즈니스 대화를 했는지'를 데이터로 보여줄 수 있게 되는 것입니다.

결론: 상담회 운영, 지금이 전환의 타이밍입니다

수출상담회, 비즈니스 매칭 컨퍼런스에서 가장 중요한 KPI는 결국“얼마나 유의미한 상담이 있었고, 후속 성과로 이어졌는가”입니다.

이제는 사람 손이 아닌 시스템이 이 과정을 자동화할 수 있는 시대입니다.지금 우모와 함께라면,

반복 업무는 자동화하고실적은 더 구체적으로운영팀은 더 전략적으로 움직일 수 있습니다.

🎯 지금 상담회 자동화를 고려 중이시라면, 우모 데모를 요청해보세요.실제 보고서 샘플, 상담일지 템플릿, 운영 리마인드 시나리오까지 함께 안내드립니다.

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